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柯尼卡美能达办公解决方案助力现代物流业快速发展

作者:CNET科技资讯网   时间:2012-06-12 15:07:03
关键字: 柯尼卡美能达   物流  

快速、稳定、安全的输出环境是保障现代物流行业高效运作的基础,近年来随着物流市场的持续扩大,物流管理体系也面临不断完善的需求。近日,商务解决方案服务商——柯尼卡美能达办公系统(中国)有限公司与某知名大型跨国物流企业合作,开发出适用于现代物流业的“量身定制”办公输出解决方案,成功推动该企业的文档输出集成化、高效化、透明化进程,受到客户的高度肯定。

柯尼卡美能达办公解决方案助力现代物流业快速发展
 
柯尼卡美能达办公解决方案为物流行业客户提供了极大便利

前期调研,深入了解客户需求

“物流行业工作流程非常复杂,在货物跟踪管理的每个环节都需要打印,如订舱产生的许多文档、客户提单、发票等。反应速度是否够快、是不是能够集中处理综合信息,对我们来讲十分重要。”该企业信息技术部负责人孟先生如此表示。根据全球化业务发展的需求,该部门还提出,“将亚太范围内各网点的办公输出设备进行整合、寻求更加便于统一化管理的文档输出系统”的想法。

为帮助企业具体化这一“想法”,柯尼卡美能达主动为客户做前期调研,发现该企业在北京、上海等主要城市的月打印量可达百万张,相当于一天4-5万张左右,5-6人一组使用的传统小型打印设备已经很难满足文档快速输出的需求。同时,在各网点配置的100多台品牌、型号各异的输出设备十分不便于IT部门日常统一管理,而且传统的多联单表格一旦印错则会造成不必要的纸张浪费。

另外,柯尼卡美能达还深刻体会到,现代物流的特性使得打印设备的稳定性、及时性显得尤为重要。如果打印设备发生故障不能及时维修或重新定向打印任务,就可能导致货物不能及时运输,造成不必要的损失。

导入解决方案,全面改善用户体验

在充分地了解了用户目前所面临的一系列办公输出需求之后,柯尼卡美能达利用自行开发的OPS(Optimised Print Services)综合提案服务,为该物流用户“量身定制”了办公解决方案,从提升工作效率、降低总体使用成本、提高安全性等方面为用户改善办公输出体验。经过定期观测和前期的员工适应阶段,方案导入过程尤为顺畅。

一、软件平台“定制化”:企业导入办公解决方案,首要考虑是客户化程度,即:是否可以与公司固有的管理系统集成。柯尼卡美能达采用IC卡管理软件及相应配件,可以将设备与纸张的输出相对应、持有IC卡(工作证)的员工与设备相对应,可充分应对现代物流企业高效输出的需求。

柯尼卡美能达办公解决方案助力现代物流业快速发展
 
为用户专属定制的IC卡识别系统,使文档输出更加安全、有序

孟先生介绍道,“相对于其他供应商,柯尼卡美能达提供的软件平台极具吸引力,客户化程度很高,按照我们需求提供的软件与内部系统相结合;业务流程中产生的发票、提单和文档等与打印机系统完全对应。现在复合机设备搭载Follow me双备份打印功能,办公区域中确保至少有两台机器待命,员工只要到任意一台空闲的复合机上刷卡后就能及时打印,充分满足了我们物流企业要求,及时性地输出大量文档的需求。”

二、硬件管理“集成化”:在前期对客户进行了充分的调研工作之后,柯尼卡美能达将该物流企业原先分布在全国十多个城市网点的100多台、打印速度40-50ppm的多个品牌的办公输出设备,更换成近50台柯尼卡美能达多功能数码复合机设备,其中以bizhub 751和bizhub 950等高速设备为主,设备台数减少一半以上,输出速度则提高近一倍。大型设备稳定性高,可以充分满足现代物流高效运营的需求。针对用户的实际使用习惯,柯尼卡美能达还对不同规模工作组进行了优化布局,充分考虑物理位置、走动频率,从最大程度节约办公资源。

三、成本控制“透明化”:针对该物流公司的成本控制要求,柯尼卡美能达提供了在发达国家较为通用的 “抄表服务”合作方式。据孟先生所述,“我们与柯尼卡美能达合作过程很透明,在购买设备时不需要一次性支付过多的费用,而是按月印量支付费用。每月完成打印任务后,根据柯尼卡美能达提供的报表,我们就能够详细掌握各台设备、各部门的打印情况,实现量化管理,使打印有序可控,这也是最终选择柯尼卡美能达的原因之一。同时,办公设备的统一也为IT部门进行设备的综合管理提供了很大便利。”

解决方案成功导入,实施效果显著

实践证明,柯尼卡美能达解决方案被导入后,员工使用最大的感受就是方便。“通过软件平台可以实现在预印纸张上的指定输出,不同用途的纸张不混淆,设备十分易用、操作流程也非常便捷。通过打印→认证→输出的点对点方式,让信息输出的安全性也得到了保障。目前公司所有亚太区域的设备输出都采用这种方式来实现。”孟先生继续介绍道。

据统计,在方案导入前,每个月的打印量为130万-140万左右,导入解决方案后,月印量已减少至每月100万张,节省了近30万纸张。统一化管理还节省了大量的人力成本,据孟先生透露,系统更换之后,总体使用成本降低了20%—30%,后期成本得到了有效控制。

同时,柯尼卡美能达的Simitri HD高清环保型聚合碳粉,还兼具环保性能,告别以往打印时浓重的墨盒味道,改善办公环境,将节能环保的理念真正落实。清晰、便捷、安全、高效的文档输出提升了企业在同行业内的竞争实力和客户满意度。

互相信赖,紧密合作

谈及对柯尼卡美能达的印象时,孟先生评价道:“从项目开始到具体执行的整个期间,柯尼卡美能达强烈的服务意识令人印象深刻。柯尼卡美能达是一家非常值得信任的合作伙伴,始终站在我们的角度,发现问题并愿意及时进行改善,关注我们的每一个关注点,永远想在我们的前面并愿意做很多尝试。同时,柯尼卡美能达还关注企业的整个业务流程,并积极参与到客户业务流程的改善活动中。我认为在这点上柯尼卡美能达相较于其他品牌具有独特的优势。同其合作,我们感到很踏实。”

柯尼卡美能达秉承“创意改变世界”之企业口号,充分了解客户实际需求,运用自身专业技术帮助客户把想法具体化,为物流行业用户提供了创新模式的办公解决方案并提供高品质的服务,为用户带来惊喜和感动。柯尼卡美能达将创意与创新融入公司发展的各个层面,这将成为柯尼卡美能达不断发展的源动力。

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